Wir bringen die Digitalisierung in Ihrem Unternehmen voran
Digitalisieren und archivieren Sie Ihre Dokumente mit Ihrem Brother-Multifunktionsgerät oder Scanner. Sie benötigen hierzu keinen Rechner oder zusätzliche Software. Mit einem einfachen Firmware-Update können wir die Gerätesoftware vieler Brother-Geräte (z.B. Scanner, Kopierer oder Multifunktionsgeräte) so erweitern, dass Sie Ihr Gerät zur Digitalisierung und Archivierung Ihrer Dokumente nutzen können. Nach der Aktualisierung der Gerätesoftware ist es möglich Ihre Daten sicher zur Buchhaltung (z. B. zu DATEV oder ADDISON) zu scannen oder in ein Dokumentenarchiv zu übertragen. Die Dokumente werden auf Wunsch revisionssicher Archiviert. Mit dem rechtskonformen Dokumentenarchiv versetzen wir Sie in die Lage, die Anforderungen in Bezug auf Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit und Unveränderlichkeit zu erfüllen. Greifen Sie weltweit auf Ihre Dokumente zu - per Handy, Tablet oder PC ganz bequem über unsere App oder Webanwendung.
Sie haben noch Fragen?
Ihre Vorteile
Archivierung nach GoBD |
Speichern Sie Ihre Daten revisionssicher und datenschutzkonform. Erfüllen Sie Ihre Pflichten gegenüber den Finanzbehörden. Beweisen Sie die Originalität Ihrer Dokumente im Fall einer Prüfung. |
Entwickelt und betrieben
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Wir bieten Ihnen ein revisionssicheres Dokumentenarchiv für Ihr Unternehmen. Ihre Daten werden ohne Ausnahmen in Rechenzentren in Deutschland gespeichert. Der Support und die Entwicklung sitzt in Deutschland. |
Digitalisieren Sie per Scanner,
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Scannen Sie mehrere Dokumente im Stapel oder archivieren Sie schnell einen Beleg mit dem Smartphone. Durch die einfache Bedingung wird die Archivierung Ihrer Dokumente kinderleicht. |
Benutzerverwaltung und
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Nutzen Sie mehrstufige Freigabeprozesse und Workflow-Funktionen. Lenken Sie die Prozesse ihrer Dokumente digital. Schaffen Sie klare Strukturen und Zuständigkeiten, so dass alle Mitarbeiter effizient arbeiten können. |
DATEV und ADDISON Schnittstelle |
Übertragen Sie Ihre Daten sicher zur Buchhaltung. Übermitteln Sie Belege per Klick direkt zu DATEV oder ADDISON. |
Anbindung an Warenwirtschaft
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Mit einer Schnittstelle gelingt es so gut wie jede Fremdsoftware an das Archiv anzubinden. Nutzen Sie die Hotfolder-Funktion und archivieren Sie Belege Automatisch oder Manuell per “Drag and Drop “. Die Exportfunktion erlaubt es Ihre Dokumente im PDF/A Format zu Speichern und bei Bedarf lokal zu Archivieren. |
Dokumente teilen |
Teilen Sie Dokumente extern und sichern Sie diese mit einem Passwort. Stellen Sie einzelne Dokumente nur über einen definieren Zeitraum zur Verfügung. Sie können Dokumente freigeben, ohne dass Sie Zugang zum Dokumentenarchiv selbst erteilen müssen. |
Versionierung und Notizen |
Machen Sie Änderungen nachvollziehbar, indem Sie mehrere Versionen eines Dokumentes archivieren. Neue Versionen werden mit einem Zeitstempel und einer Benutzerkennung versehen. Sie können Ihre Dokumente mit Notizen versehen, um Besonderheiten auch noch nach Jahren nachvollziehen zu können. |
Wiedervorlagefunktion |
Einige Dokumente bedürfen regelmäßiger Prüfung. Die Wiedervorlagefunktion erinnert Sie, wenn z.B. die Kündigung eines Mobilfunkvertrages ansteht, die Konditionen einer Versicherung geprüft werden müssen oder eine Frist abläuft. |
OCR-Volltexterkennung |
Archivierte Dokumente werden mithilfe der OCR-Volltexterkennung durchsuchbar. Sie können Ihre Dokumente nach Inhalten durchsuchen wie z.B. Rechnungsnummer, Name oder Postleitzahl. Das suchen und finden aller Ihrer Dokumente funktioniert auch ohne zeitintensive und aufwendige Verschlagwortung. |
E-Mail Archivierung |
Sie können Belege als Anhang per E-Mail einsenden. Wenn Sie Belege direkt als E-Mail bekommen haben können Sie diese direkt weiterleiten - Sie werden dann ins PDF Format umgewandelt und übermittelt. |